Теоретические основы организации архивного хранения документов в организации

     СОДЕРЖАНИЕ
      ВВЕДЕНИЕ
      ГЛАВА 1. Теоретические основы организации архивного хранения документов в организации
      1.1. Понятие архивного хранения документов, его роль в деятельности предприятия
      1.2. Нормативная база архивного хранения документов на предприятии
      1.3 Требования, предъявляемые к организации архивного хранения документов на предприятии
      ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1
     ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОБЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГРАЙВОРОНСКОЕ ТП» В ГОРОДЕ ГРАЙВОРОН БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ И ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
   2.1. Анализ организации архивного хранения документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области 
   2.2.  Совершенствование нормативной базы организации архивного хранения документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области 
   2.3 Совершенствование условий архивного хранения документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Грайворонское ТП в городе Грайворон Белгородской области
   ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 2
   ЗАКЛЮЧЕНИЕ
      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
     ПРИЛОЖЕНИЯ
     ВВЕДЕНИЕ
     Актуальность избранной нами темы для написания ВКР заключается в том, что финансовая и общественно-политическая нестабильность современного мира обостряет важность проблем системы архивного хранения документов как в государственных учреждениях, так и на коммерческих предприятиях. Основной проблемой исследуемой темы является дефицит необходимой законодательной основы для обеспечения сохранности документов. Правильная организация архивного хранения документов - ключевой вопрос экономической безопасности и успеха компании в нынешних  условиях. Организация архивного хранения документов в соответствии с требованиями законодательных норм – это трудный процесс, имеющий множество аспектов, изучить и знать которые обязан каждый специалист- делопроизводитель и архивариус. Применить требования закона к организации архивного хранения документов на конкретном предприятии, выявить возможности совершенствования нормативно-методической базы и условий хранения, создать систему контроля за процессом организации хранения документов – путь решения указанной выше проблемы, определивший цель и задачи нашей работы.
     В своей работе мы опирались на работы российских специалистов, которые можно разделить на три категории:
     * работы, носящие общий, обзорный характер;
     * работы, рассматривающие данный вопрос как общетеоретическую проблему;
     * работы, обладающие практическим значением.
     К первой группе мы отнесли исследования Соколова В.С. [13], Пшенко А. В. [14], Непогоды А.В. [15], Спивака В.А. [16]. Исследования данных специалистов даёт общее представление о сохранности документов в организации, основные понятия и положения.
     Общетеоретические основы организации хранения документов были рассмотрены в работах Андреева В.И. [17], Кузнецова Т.В. [18], Ульянина Е.А. [19], Лопатниковой Е. А. [20]. В данных исследованиях рассмотрены теоретические вопросы, детали и частные случаи по исследуемой нами теме.
     К третьей группе мы отнесли работы Клокова И. В. [21], Белова А. Н. [22], Байковой И. Ю. [23], Оноприенко И. Г. [24], позволившие самым лучшим образом изучить тему.
      К сожалению, большой перечень использованных нами источников не даёт нам достаточной уверенности, когда дело касается практики применения исследований по теме архивного хранения документов в данной организации. Сегодня много проблем практического плана, которые требуют не только анализа и решения, но и воплощения в конкретные инструкции и рекомендации.
     Целью выпускной квалификационной  работы является анализ организации архивного хранения документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области (далее по тексту ООО «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области) и выявление путей её совершенствования.
     Объектом исследования является архивное хранение документов в организации.
     Предмет исследования – организация архивного хранения документов в ООО «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области.
     Цель работы определила следующие задачи:
     1. Раскрыть понятие архивного хранения документов и определить роль архивного хранения документов в деятельности организации.
     2. Проанализировать нормативную базу архивного хранения документов в организации.
     3. Описать требования, предъявляемые к архивному хранению документов в организации.
     4. Проанализировать организацию архивного хранения документов в ООО «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области с точки зрения соответствия современным нормативным требованиям.
     5. Разработать пути совершенствования нормативной базы организации архивного хранения документов в ООО «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области.
     6. Разработать пути совершенствования условий архивного хранения в ООО «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области.
     Методы исследования, применяемые в работе:
     1) анализ научно-исследовательских работ, посвящённых организации архивного хранения документов;
     2) сравнительный анализ нормативной базы архивного хранения документов;
     3) системный подход к характеристике архивного хранения документов;
     4) метод наблюдения за организацией архивного хранения документов в ООО «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области;
     5) метод обобщения при формировании выводов по теоретическим вопросам и выявлении путей совершенствования организации архивного хранения документов;
     6) метод проектирования нормативной документации в области архивного хранения документов  в ООО «Грайворонское ТП».
     Базой исследования послужило ООО «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области.
     Материалом исследования послужили внутренние нормативные акты по архивному хранению документов и документы ООО «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области.
     Практическая значимость. Результаты нашего исследования имеют практическую значимость: в ООО «Грайворонское ТП» в городе Грайворон Белгородской области внедрена нормативно-методическая база для архивного хранения документов, а именно должностная инструкция сотрудника, ответственного за архивное хранение документов в ООО «Грайворонское ТП» и «Положение о постоянно действующей экспертной комиссии».
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
     1.1 Понятие архивного хранения документов, его роль в деятельности организации
     Делопроизводство являет собой полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) и до окончания их исполнения и отправки.
     Документы фиксируют производственные взаимоотношения, как с другими предприятиями, так и внутри компании, зачастую они являются письменным подтверждением при возникновении материальных, трудовых и других диспутов, рассматриваемых в гражданских, арбитражных и третейских судах.
     Последним этапом делопроизводства считается подготовка документов к архивному хранению. Документы организации, сформировавшиеся в ходе делопроизводства, впоследствии либо остаются на постоянное архивное хранение, либо  на кратковременное хранение, после чего выделяются к ликвидации.
     Архивное хранение документов считается обязательным для каждой организации, потому как это предписывается достаточно большим количеством законодательных актов. [15, c.34]
     Соответствующее хранение необходимо обеспечить применительно ко всей документации, которая относится к деятельности предприятия. В частности это касается  бухгалтерской документации, так как она представляет собой подтверждение совершения той или иной сделки. 
     ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1] даёт определения  следующим понятиям:
     1 Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
     2 Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
     3 Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов. 
     Согласно Федеральному закону Российской Федерации N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации» [2]:
     1 Архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. 
     2 Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
     3 Особо ценный документ - документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении, которого установлен особый режим учёта, хранения и использования.
     4 Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
     5 Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
     6 Постоянное хранение документов Архивного фонда РФ – хранение документов Архивного фонда РФ без определения срока (бессрочное).
     7 Временное хранение архивных документов – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами [2].
     8 Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ[2].
     Исходя из определений данных вышеизложенными нормативными актами мы пришли к выводу, что архивное хранение документов – это обеспечение рационального размещения и  сохранности зафиксированной на носителе информации с реквизитами, позволяющими её распознать, в организации или структурном подразделении предприятия, осуществляющем комплектацию, хранение, использование и учёт этой информации.
     В Таблице 1 представлены возможные организационные структуры архива предприятия.
     Организационная структура архива
      Самостоятельное структурное подразделение. 
      При такой организации общее  управление работой  архива  осуществляет руководитель организации, а руководство повседневной работой архива - управляющий структурным подразделением.
      Структурное подразделение в составе службы делопроизводства предприятия.
      При такой организации руководство осуществляет начальник  службы ДОУ и руководитель структурного подразделения.
      
     Таблица 1. Организационная структура архива предприятия
     В структуре организации может и не быть специального подразделения – архива, в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует.
     Организационная структура архива компании формируется исходя из таких показателей как объём и содержание, возлагаемых на архив задач и функций, состав дел, подлежащих кратковременному хранению, организационные  и иные возможностей предприятия. Основные задачи и функции архива предприятия представлены в Таблице 2.
     Задачи архива предприятия
     Функции архива предприятия
     1
     2
      1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен «Положением об архиве».
      2. Учёт и гарантия сохранности документов.
      3. Формирование научно-справочного аппарата к документам архива;
      4. Использование находящихся в архиве документов;
      5. Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.
      1. Организует долговременное хранение электронных документов, включающее разработку стратегий хранения и миграции документов.
      2. Внедрение методов и приёмов работы, обеспечивающих сохранение юридической силы документов, их целостности и аутентичности.
      3. Передача на архивное хранение документов, содержащихся в базах данных, включая разработку стратегий архивного хранения баз данных.
      
     Таблица 2. Основные задачи и функции архива предприятия
     Одной из задач архива является защита важнейших документов организации. Для её решения необходимо проводить:
     a) дублирование – это создание резервных копий документов в ходе повседневной деятельности организации, которые могут быть использованы в качестве копий важнейших документов. Бумажные материалы можно перевести на микрофильмы или в электронные образы;
     b) хранение – в удалённом хранилище обычно помещаются копии. Организация может хранить в удалённом хранилище и подлинники, если необходимо сохранить подлинные подписи или если подлинник не нужен для работы в главном офисе.
     Деятельность архива организуется в соответствии с «Положением об архиве», внутренним нормативным актом организации, в котором фиксируется: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов, поступающих на хранение, задачи и функции архива и его полномочия, необходимые для их осуществления. [22, c. 54]
     Не все руководители организаций верно понимают роль и значение архивов в нашей жизни. У многих сформировалось упрощённое представление об архивах всего лишь как о складе бумаг. А ведь в архивах хранятся документы, свидетельствующие об истории деятельности организации на различных этапах развития нашего общества. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу организации, где содержатся сведения о рабочем стаже и заработной плате работников. 
     В ходе своей деятельности компании, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После использования документов в оперативной деятельности предприятия для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть снова через некоторое время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения. [20, c. 78]
     Информационные возможности архивов нужны для обеспечения растущих информационных потребностей общества, задач организации, защиты конституционных прав граждан.
     Традиционная роль архива в деловой деятельности организации:
     1) хранить информационные ресурсы (как бумажные, так и электронные), имеющие долговременную деловую, юридическую и историческую ценность;
     2) обеспечивать хранение документов в соответствии с законодательством и нормативными требованиями, и своевременное их уничтожение после истечения сроков хранения;
     3) разгружать деловые подразделения от бумажных документов.
     Безупречный современный архив превращает информацию в корпоративный ресурс, обеспечивает централизованное хранение, резервирование, управление доступом, коллективную работу, удаленный доступ, поддержку версий документа, управляет как электронными документами, так и иными ресурсами (путем создания учётных карточек и управления ими). Гарантирует быстрый поиск необходимой информации, средствами систематизации и поиска. 
     Таким образом, архивные документы – это огромное информационное богатство организации, в них отражаются экономические, организационные, правовые аспекты деятельности предприятия. Поэтому хранению документов должно уделяться большое внимание – это одна из главных задач архива организации в современных условиях.
     1.2 Нормативная база архивного хранения документов в организации
     На сегодняшний день действует большое количество законодательных и нормативно-методических актов, регулирующих отрасли права и правоотношения, непосредственно связанные с архивным делом в РФ. Некоторые из этих нормативных актов представлены в Таблице 3.
Статус законодательного акта
Наименование законодательного акта
      Кодексы РФ
      Конституция РФ
      
      Гражданский кодекс РФ
      
      Уголовный кодекс РФ
      Федеральные законы РФ
      № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. (ред. от 28.11.2015) « Об архивном деле в Российской Федерации»
      
      № 77-ФЗ от 29 декабря 1994 (с изменениями от 27.12.2000, 11.02.202) «Об обязательном экземпляре документов»
      
      № 149-ФЗ от 27 июля 2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
      
      № 4804-1-ФЗ от 15 апреля 1993 «О вывозе и ввозе культурных ценностей»
      Указы Президента РФ
      №552 от 17 марта 1994 « Об утверждении «Положения об архивном фонде Российской Федерации и Положения о государственной архивной службе России»
      Постановления Правительства РФ
      №1562 от 28 декабря 1998 «Об утверждении Положения о федеральной архивной службе России»
     
      №526 от 31 марта 2015 г. « Об утверждении «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
     Таблица 3. Законодательная нормативная база в сфере архивного хранения документов
     Основной закон Российской Федерации защищающий права граждан – Конституция Российской Федерации. Закон гарантирует защиту права собственности и на архивные документы независимо от их форм собственности.
     В ст. 24 Конституции РФ изложено, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Статья 29 регламентирует права свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом [3].
      Гражданский кодекс РФ регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности. В Гражданском кодексе РФ на архивы представлена целая статья закона «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», подробно объясняющая, как поступать с архивными документами в случае реорганизации или ликвидации юридических лиц разных форм собственности.
     Современной является статья об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда РФ, которые находятся в частной собственности [4].
     Уголовный кодекс РФ установил ответственность за похищение или повреждение документов, а также за утрату документов содержащих государственную тайну. В принятом 13 июня 1996 года (ред. от 08.03.2015) Уголовном кодексе Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ появились статьи, где впервые содержится прямое упоминание о документах и правонарушениях, связанных с ними (ст.140,164,243,284,325). В статье 164 предусматривается ответственность за хищение документов или предметов имеющих особую ценность [5].
     Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»— это основной закон, действующий в сфере архивного дела РФ. Он был принят 22 октября 2004 года, как законодательный акт прямого действия. Предметом регулирования данного закона являются отношения в сфере организации, комплектования, учёта и использования архивных документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и отношения управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
     Законом установлены основные категории документов, передаваемых на государственное хранение и включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, помимо этого определён договорной порядок включения в состав Архивного Фонда РФ документов, находящихся в частной собственности. Закон предусматривает разделение полномочий Российской Федерации, её субъектов, муниципальных образований в области архивного дела, определяет источники комплектования государственных и муниципальных архивов, отражает особенности гражданского оборота документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, определяет обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов и другие положения [6].
     Федеральный закон  № 149-ФЗ от 27 июня 2006 г «Об информации, информационных технологиях и защите информации» играет важную роль в архивном деле при поиске, получении, передаче, распространении информации и при применении информационных технологий. Данный Федеральный закон, даёт определение таким понятиям, используемым в сфере хранения документов как: информация, конфиденциальность информации, доступ к информации, электронный документ.
     Закон содержит положения, нацеленные на защиту от нерадивого использования либо злоупотребления возможностями средств распространения информации, при которых пользователям навязывается ненужная информация. В частности, информация должна содержать достоверные сведения о её обладателе или об ином лице – распространителе в форме и в объёме, достаточных для идентификации такого лица. При использовании для распространения информации средств, позволяющих определять получателей информации, в том числе почтовых отправлений и электронных сообщений, лицо, распространяющее информацию, обязано обеспечить получателю возможность отказа от такой информации.
     В статье 4.3. «Законодательство Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации» напоминается, что порядок хранения и использования включенных в состав архивных фондов документированных данных устанавливается законодательством об архивном деле в Российской Федерации [7].
     В 2002 г. были опубликованы «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002г.), необходимость разработки которых обусловлена кардинальными изменениями в сфере экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.
     «Основные правила» основываются на действующей законодательной базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют навыки отечественного архивного дела, принимают во внимание современные достижения в использовании технических средств и информационных технологий в работе с документами.
     «Основные правила» определяют комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами компаний все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учёту документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации.
     «Основные правила» предназначены регламентировать деятельность архивов государственных организаций независимо от масштаба деятельности организаций, их места в управленческих структурах и объёмов сохраняемой документации [8].
     Организации применяют «Основные правила» для юридического закрепления единообразия в отношении организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.
     21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства культуры РФ №526 от 31. 03. 2015. Он утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
     Таким образом, на сегодняшний момент есть два рабочих нормативных документа «Правила-2015» и «Основные правила». У данных документов разный статус: 
     * «Правила-2015» - нормативный документ, который обязателен для всех организаций.
     * «Основные правила» - методический документ, применение которого не обязательное, но в этом случае организация работы архива будет затруднительной.
     На данный момент ведётся активная работа по созданию новой нормативно-методической базы архивного дела, пересмотру и отмене устаревших документов.
     Помимо общероссийских законодательных актов в каждой организации создаются внутренние нормативные акты по архивному хранению документов. Внутренние нормативные акты, определяющие работу архива организации, создающие и обеспечивающие целенаправленное решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации, обеспечения их сохранности и использования.
     В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои внутренние нормативные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Чёткое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению сохранности и их использования.
     К внутренним нормативным актам в сфере архивного хранения документов можно отнести:
     1) инструкцию по делопроизводству;
     2) положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами;
     3) должностные инструкции сотрудников архива;
     4) инструкцию по охране труда для архивиста;
     5) приказ о составе экспертной комиссии;
     6) положение об экспертной комиссии;
     7) положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами.
     Первоначально в организациях должна быть разработана и утверждена «Инструкция по делопроизводству». Данный нормативный акт обязан определять порядок работы с документами, в том числе устанавливать правила оперативного хранения документов, границу между документом и архивным документом.
     Часто при отсутствии архива в организации, тематические положения «Инструкции по делопроизводству» дополняются разделами, определяющими архивное хранение документов. Но для этого лучше подходит «Положение об архиве (работе с архивными документами)».
     Разрабатывая «Положение об архиве (архивной службе, работе с архивными документами) организации», можно взять за основу «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. «Положение об архиве» устанавливает порядок создания архива, его функции, задачи с учётом специфики работы организации и специфики, создаваемой ею документации, а также права, обязанности и ответственность работников архива.
     «Положение об архиве» может содержать следующие тематические разделы:
     1. Общие положения.
     2. Состав документов архива.
     3. Направления деятельности архива.
     4. Полномочия и ответственность заведующего архивом.
     5. Заключительные положения.
     Работа с персоналом, отвечающим за организацию архивного дела на предприятии, подразумевает, прежде всего, подбор сотрудников в соответствии с квалификацией и деловыми качествами. Должностные инструкции заведующего архивом, архивариуса, как и  других «архивных» должностей, составляются в соответствии с разделом «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н (зарегистрирован в Минюсте России 28.05.2012 № 24339) [10].
     Если в организации отсутствует архив или архивохранилище, и соответственно заведующий архивом или архивариус, следует определить, на кого будут возложены обязанности по организации работы с архивными документами, и кто будет нести ответственность за этот участок. Чаще всего в таких ситуациях обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ, и это должно найти отражение в его должностной инструкции.
     «Инструкцию по охране труда для архивиста» разрабатывает служба охраны труда совместно с руководителем архивной службы, но если возникают сложности в ее составлении, то можно обратиться к разделам «Основных правил работы архивов организаций», отражающих систему мер обеспечения сохранности документов, требования к помещению архива, режим хранения документов и т.д.
     Приказ о составе экспертной комиссии (ЭК) издаётся в организации, когда назначается персональный состав или происходит ротация ее членов. Некоторые организации издают данный приказ ежегодно (в начале года), мотивируя это тем, что так удобнее. Но смысла в ежегодном издании указанного приказа нет, так как экспертная комиссия считается постоянно действующей.
     В состав ЭК организации рекомендуют включать наиболее квалифицированных работников. В состав ЭК обязательно включают работника, ответственного за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства, затем в состав комиссии входят лица, ответственные за делопроизводство и архив (последний является и секретарем ЭК). Целесообразно включить в состав ЭК бухгалтера, юриста и других специалистов по основным направлениям деятельности организации. В последнее время все чаще стали включать в состав ЭК представителя кадровой службы, имея в виду важный социальный аспект документов по личному составу и срок их хранения (75 л. ЭПК). Организациям, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, целесообразно в состав ЭК включить представителя (своего куратора) этого архива. В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители сторонних организаций. [26, c. 67]
     В небольших организациях, фирмах в состав ЭК включают, как правило, только секретаря, специалиста отдела кадров и бухгалтера.
     ЭК в организации должна включать не менее трех человек, при большем количестве членов ее состав обязан быть нечетным. 
     Положение о ЦЭК или ЭК организации - основной правовой документ, определяющий статус этого совещательного органа.
     В соответствии со всеми действующими нормативными документами только экспертные комиссии выносят решения по таким важнейшим вопросам, как одобрение актов на выделение к уничтожению документов, номенклатур дел организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, предложения об изменении сроков хранения документов.
     Без документов, прошедших рассмотрение ЭК, без протоколов об их согласовании или одобрении ни один руководитель не вправе принимать решение по тому или иному вопросу, касающемуся организации работы с архивными документами в организации.
     При разработке Положения об ЭК организации можно воспользоваться Примерным, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2
     Как мы видим, деятельность архивов, как части государственных информационных ресурсов регулируется значительным количеством правовых актов общего, специального или отраслевого характера, а также локальными актами организации. На сегодняшний день не существует единого, общего законодательного акта в сфере архивного хранения документов в организации.
     1.3 Требования, предъявляемые к архивному хранению документов в организации
     Прежде чем перейти к определению условий организации архивного хранения документов каждой организации придется решить вопрос поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву) или заниматься этим самостоятельно. 
     Если же руководство предприятия всё же решит самостоятельно хранить документы, то первоначально сотруднику ответственному за архивное хранение документов предприятия необходимо разработать соответствующий внутренний акт, который будет определять порядок организации хранения документов.
     Таким документом может стать, например, «Положение о хранение документов» или же «Положение об архиве». Данный документ должен определять:
     1 категории документов, которые будут подлежать обязательному хранению;
     2 структурные подразделения, которые будут осуществлять  хранение документов;
     3 порядок поступления документов на хранение;
     4 сроки хранения документов;
     5 правила учёта и регистрации, поступающих на архивное хранение документов;
     6 мероприятия, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в документах  сведений;
     7 правила выдачи хранящихся документов для работы с ними;
     8 другие вопросы касаемые архивного хранения документов.
     Создание собственного архива предполагает и создание соответствующего структурного подразделения, а также закрепление за определенным сотрудником обязанностей по организации работы этого подразделения. В некоторых организациях архив создаётся как самостоятельный отдел либо как структурное подразделение службы делопроизводства. При создании собственного архива необходимо помнить про ряд непременных правил. Первоначально для работы архива необходимо разработать и принять ряд внутренних нормативных актов, таких как «Положение (инструкцию) об архиве» организации, «Положение об экспертной комиссии», которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в  деятельности организации.
     «Положение об ЭК» утверждается руководителем компании. Руководитель компании  своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии.
     В состав экспертной комиссии (далее по тексту ЭК) включаются, как правило, преимущественно квалифицированные работники компании в численном количестве не менее 3 человек. Кроме того, в состав ЭК можно пригласить архивариуса из окружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии сотрудника окружного архива, то проблем с хранением документов у организации не будет.
     ЭК создаёт номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть классифицирует все имеющиеся документы по видам и датам, и составляет перечень наименований дел.
     Для создания номенклатуры дел требуется разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке.
     По единому правилу обработанные исходные документы, которые принадлежат к конкретному учётному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в самостоятельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. Каждое дело недолжно превышать 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см. [13, c. 55].
     После того как все документы систематизированы и прошиты, оформляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем предприятия.
     Каждый год на основании номенклатуры дел ЭК выделяет документы с истёкшим сроком хранения, кото.......................